Mai come in questo periodo storico il ruolo dell’ufficio stampa è fondamentale per orientare i flussi di comunicazione esterna degli studi professionali e delle aziende alle prese con l’emergenza. Si occupa di diffondere e far conoscere il punto di vista/contributo di un professionista o imprenditore, favorendone un aumento della reputazione. Per questo motivo chi gestisce ufficio stampa non è solo un ingranaggio della macchina comunicativa, ma è il “direttore d’orchestra”, è la figura chiave dei processi di comunicazione.
Ma com’è cambiato l’ufficio stampa negli ultimi anni? Perché è necessario attivare un ufficio stampa strategico per incrementare la propria reputazione?
Quando si pensa all’ufficio stampa, la prima cosa che viene in mente è l’organo, interno o esterno a un’organizzazione, che si occupa della diffusione di notizie ai mezzi di informazione. Lo è sin dalle origini. Non tutti sanno però che il primo comunicato stampa della storia, con tutta probabilità, fu rilasciato ai primi del ‘900 dal pubblicista e pubblicitario statunitense Ivy Ledbetter Lee per conto di una società ferroviaria chiamata Pennsylvania Railroad, in occasione di un incidente. Lee voleva rivelare le informazioni ai giornalisti prima che questi le ascoltassero da altre fonti, quindi gestire al meglio la “comunicazione in stato di crisi” evitando contraccolpi per l’azienda a causa di fughe di notizie non controllate. In questo senso Lee è stato un pioniere e un antesignano.
A distanza di oltre un secolo, l’Ufficio Stampa non solo ha mantenuto il suo ruolo di divulgatore, gestore e filtro delle comunicazioni istituzionali, ma è diventato uno strumento proattivo di comunicazione per aumentare la reputazione e riconoscibilità di enti, manifestazioni, aziende e studi professionali. Non si occupa, contrariamente a quanto si possa pensare, solo di redigere un comunicato stampa e diffonderlo ai media oppure organizzare una conferenza stampa, ma svolge funzioni ben più significative per l’azienda e lo studio professionale. Partecipa alla definizione e sviluppo del piano di comunicazione (dettandone i tempi), definisce i messaggi da trasmettere all’esterno e le linee strategiche, valuta la “notiziabilità” e quindi l’interesse per i media di un contenuto, supporta il piano editoriale sui canali social network, individua i mezzi di comunicazione più idonei per la promozione di quel contenuto (carta stampata e digitale, radio, tv, ecc…), redige approfondimenti tematici per riviste generaliste e di settore…Insomma, l’ufficio stampa è la cabina di regia della comunicazione ed è la figura più vicina all’amministratore di una società o il founder/socio di uno studio professionale. Prima di realizzare qualsiasi prodotto o servizio, prima di attivare qualsiasi iniziativa, il confronto con l’ufficio stampa risulta decisivo per la sua validazione, implementazione e diffusione. L’addetto stampa moderno è più vicino a un communication manager o a un consulente di comunicazione, in virtù delle tante attività strategiche svolte al servizio dell’impresa o professionista. Per questo motivo, per svolgere questa figura sono necessarie competenze giornalistiche, fondamentali per valutare l’appetibilità mediatica di una notizia e comprendere i tempi e l’organizzazione di un mezzo d’informazione, capacità di sintesi e grande intuizione.
Queste caratteristiche al servizio di una strategia di marketing e comunicazione efficace possono migliorare non solo i processi di comunicazione di un’azienda o studio professionale, ma l’intera organizzazione.
